Elektronikus számlák készítése és papír alapú számlák, felszólító levelek elektronikus archiválása
- A törvényi előírásoknak megfelelően elektronikus aláírással és időbélyegzővel ellátott számla kibocsátása.
- A papír alapon kibocsátott számlák másodpéldányainak elektronikus aláírással és időbélyegzővel történő ellátása és megőrzése (a törvényi előírásoknak megfelelően).
Elektronikus számlák készítése
Az e-számla ugyanazokat az adatokat tartalmazza, mint az eredetileg alkalmazott postai úton kézbesített nyomtatott számla. A számla ezen túl nem a postaládába, hanem e-mail címre érkezik, így a csekk sem keveredhet el.
Előnyök:
- gyors, pontos, melynek elkészültéről a felhasználó e-mailben kap üzenetet, így levelezéséből naprakészen nyomon követhető a számla tartalma, fizetési határideje,
- online ügyfélszolgálaton, vagy az elektronikus postafiókban bármikor megnézhető a számla,
- hitelességét és biztonságát az elektronikus aláírás és időbélyeg biztosítja,
- környezetbarát, mivel nem szükséges hozzá sem papír, sem tinta,
- a számlafizetés elektronikusan történhet (csekkmentesen) ezért sorban állás nélkül egyenlíthető ki a számla.
Napjainkban egyre több nagy szolgáltató (pl. EDF DÉMÁSZ, GDF SUEZ, ELMŰ, ÉMÁSZ, E-ON, FŐTÁV, FŐGÁZ, NYÍRSÉGVÍZ, BÁCSVÍZ…) bevezette az e-számlázás lehetőségét, mivel számos előnnyel jár és alkalmazásával jelentős költségmegtakarítás érhető el.
Egy hagyományos, papír alapú számlánál az alábbi költségek merülnek fel:
- papír,
- festék,
- nyomtató, ennek üzemeltetése, karbantartása vagy nyomdai költségek,
- borítékolás,
- a sárga csekk költsége.
Ezzel szemben az eSzámla esetén a rendszer fenntartásán túl csupán az eSzámla időbélyegzésének néhány forintos költsége jelentkezik.
Számlák és felszólító levelek automatikus elektronikus archiválása
A törvényi rendelkezések lehetőséget adnak a papír alapú számlák és felszólító levelek elektronikus megőrzésére, archiválására annak érdekében, hogy tovább lehessen csökkenteni az anyagköltségeket, és ne kelljen a számlák másodpéldányait kinyomtatni, gondoskodni azok kezeléséről, megőrzéséről és irattárazásáról.
Ebben az esetben a papír alapon kibocsátott számlák és felszólító levelek másodpéldányait, melyek a nyomtatott változattal mindenben megegyező számlaképek (pdf), legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással és időbélyegzővel látunk el és a vonatkozó jogszabályok szerint kerülnek megőrzésre, archiválásra. További költségcsökkentő tényező megoldásunkban, hogy az aláírás már lehet csoportos, így nem szükséges a számlák másodpéldányait egyenként aláírni, akár több száz számla is archiválható egyetlen időbélyeg felhasználásával.
Megoldásunkkal lehetőség nyílik a korábbi számlázási rendszer(ek)ből kibocsátott számlák kinyerésére, és egységes, a NAV által elvárt, a vonatkozó törvényi szabályozásnak megfelelő, hiteles archív tárolására.